FBA-Baustein Nr. 8: Hersteller anschreiben – So machst du den ersten Schritt richtig!

Howdy y'all!

Willkommen zum 8. Baustein auf deiner Reise zum Private-Label-FBA-Seller! Freut mich, dass du dieses Mal wieder dabei bist.

Im letzten Artikel habe ich einige wichtige Punkte beschrieben, wie du auf Alibaba.com vorgehst, um einen passenden Hersteller für dein Produkt zu finden. Der erste Schritt dabei war es, eine Liste mit potentiellen Herstellern zusammenzustellen und all jene Informationen zusammenzutragen, die diese Hersteller auf Alibaba zur Verfügung stellen.

Dieser Artikel schließt sich nahtlos an, denn die Informationen auf Alibaba reichen noch nicht aus, um eine qualifizierte Entscheidung zu treffen. Um das tun zu können, musst du mit den ausgewählten Kandidaten in Kontakt treten. Das geht am besten, indem du sie anschreibst, da du auf diese Art und Weise deine Fragen vorbereiten und gliedern kannst. Dies erlaubt es dir, die verschiedenen Hersteller auf Grundlage ihrer Antworten miteinander zu vergleichen.

Da das nicht ganz einfach sein kann und nicht jeder gleich weiß, was er alles fragen und wie er sich dabei präsentieren soll, erfährst du in diesem Artikel, wie wir dabei vorgehen.

Dabei werde ich folgende Punkte behandeln:


  1. Deine Ziele beim "ersten Kontakt"
  2. Welche Informationen du gewinnen willst
  3. Wie du dich präsentieren und was du schreiben sollst
  4. Wie du den Überblick behältst und eine Entscheidung fällst
  5. Was es bei der Bestellung des ersten Samples zu beachten gilt

...und bevor wir einsteigen möchte ich natürlich - wie immer - auch auf die vorangeganenen FBA-Baustein-Artikel verweisen. Natürlich freue ich mich, wenn du immer fleißig mitliest, aber das Ziel ist es, dass du  praktisch tätig wirst und erfolgreich dein eigenes Geschäft aufbaust - ansonsten gäbe es nämlich viel spaßigere Sachen, als dich hiermit zu beschäftigen, denke ich.

Der beste Weg FBA durchzuziehen (ohne sich verrückt zu machen) ist, einen Baustein nach dem anderen schön sauber und in deinem persönlichen Tempo anzugehen. Es ist ein Marathonlauf, kein Sprint, und du wirst einen langen Atem brauchen.

Falls du also noch kein Produkt gefunden haben solltest, dann mach dich erstmal wieder auf die Suche und komm vielleicht später zurück, um dich mit dem Lieferantenkontakt zu beschäftigen...aber die Entscheidung liegt natürlich bei dir. Hier jedenfalls die vorangengangenen FBA-Bausteine:

Und jetzt geht es los.


1. Deine Ziele beim "ersten Kontakt"

opportunity-396265_640Dein erstes Ziel beim ersten Kontakt mit dem Supplier (in Fernost) ist es, mehr Informationen zu gewinnen. Über die Alibaba-Website konntest du zwar schon erste Informationen gewinnen, diese reichen aber nicht aus, um bereits eine qualifizierte Entscheidung zu treffen.

Oft sind die auf Alibaba bereitgestellten Informationen auch eher genereller Natur. Preise werden oft als Spannen angegeben, z.B. 2 bis 5 US-Dollar pro Stück. Ein weiteren Ziel muss es daher sein, ein konkretes Angebot vom potentiellen Supplier zu erhalten, mit dem kalkulieren kannst.

Ein weiteres übergeordnetes Ziel ist es, der anderen Seite von Anfang an klar zu machen, dass du eine professionell agierende Partei bist, dass es dir im Falle einer Übereinkunft mit der Zusammenarbeit ernst ist, dass du aber durchaus verschiedene Alternativen hast und zwischen mehreren potentiellen Lieferanten nach rationalen Faktoren wie Preis, Qualität und Service auswählen wirst.

Schließlich möchtest du am Ende, nachdem du Antworten potentieller Supplier miteinander verglichen und ggf. öfter hin- und hergeschrieben oder geskyped hast, bei bis zu drei Suppliern ein erstes Sample bestellen, um einen persönlichen Eindruck von dem Produkt zu gewinnen. Falls du genug Geld zur Verfügung hast, kann sich daran auch ein Factory Audit vor Ort, d.h. eine Fabrikbesichtigung in China durch dich oder einen Vertreter, anschließen.


2. Informationen, die du gewinnen willst

In diesem Abschnitt geht es darum, was du herausfinden möchtest. Ich habe versucht, mich an so viele Punkte zu erinnern wie möglich aber falls ich was wichtiges vergessen habe, dann schreib bitte einen Kommentar und weise mich darauf hin. Ich will hier jeden Punkt kurz gesondert ansprechen, damit auch klar wird, warum sie wichtig sind.


a. Manufacturer oder Trading Company?

Du möchtest wissen, ob dein Kontakt wirklich ein Manufacturer oder nicht doch eine Trading Company ist. Es geht darum festzustellen, ob die Partei, mit der du verhandelst, das Produkt explizit selbst herstellt. Es kann nämlich passieren, dass du auf Alibaba an einen Sales Agent gerätst, der in Wirklichkeit nur zwischen dir und der Fabrik vermittelt. Das wird sehr wahrscheinlich dazu führen, dass du einen höheren Preis bezahlst als notwendig, da der Trading Agent für sich auch einen Anteil berechnet. Außerdem kann die Kommunikationsgeschwindigkeit und -genauigkeit darunter leiden, wenn du immer nur mit einem Mittelsmann kommunizierst, der selbst gar nicht physisch am Produktionsstandort ist.


b. Erfahrung des Suppliers & Produktqualität

Es ist aus meiner Sicht gerechtfertigt, den Supplier zu fragen, wie viele Jahre Erfahrung er bereits in der Herstellung des betreffenden Produktes hat. Bei einem Bewerbungsgespräch wird man schließlich auch gefragt, wie viele Jahre Erfahrung man in einer bestimmtem Branche vorweisen kann.

Gleichzeitig solltest du dich idealerweise vor dem Anschreiben und im Laufe der Produkt- und Lieferantensuche mit den Besonderheiten des Produkts beschäftigt haben und sagen können, worauf es bei der Fertigung ankommt. Für Trinkflaschen aus Kunststoff könnte das beispielsweise die Voraussetzung sein, dass diese Bisphenol a-frei (BPA-frei) sind. Solches Grundwissen versetzt dich gleich von Anfang an in die Lage, genau klar zu machen, worauf es dir ankommt und besser auszusortieren.


c. Gewicht und Abmessungen

Die Überschrift sagt es. Du solltest im Anschreiben explizit noch einmal nach den Abmessungen und nach dem Gewicht des Produktes mit und ohne Verpackung fragen. Dies ist nicht nur wichtig zum Abschätzen der Höhe der Transportkosten, sondern kann dir manchmal auch Hinweise über die verwendeten Materialien geben, wenn du dich richtig gut mit dem Produkt auskennst und du einen Referenzwert zum Vergleichen hast.

Ich muss an dieser Stelle immer an das unorthodoxe Beispiel des Gewichtsunterschiedes zwischen russischen und chinesischen Kalaschnikow-Sturmgewehren denken. Bei den chinesischen Varianten handelt es sich oft um legale oder illegale Kopien, die deutlich schwerer sind als die russischen Originale und auch oft schlechtere Gefechtseigenschaften haben (noch geringere Präzision, "Verziehen" des Laufs, schnelles Überhitzen), weil billiger Stahl bei deren Produktion verwendet wird oder zumindest früher verwendet wurde.

Das ist keine Aufforderung, Sturmgewehre zu importieren. Sturmgewehre eignen sich weniger gut als FBA-Produkte, weil du damit Probleme am Zoll haben könntest und weil Amazon aus irgendeinem, mir unerfindlichen Grund den Verkauf dieser Produkte nicht unterstützt. Außerdem sind die Anschaffungs- und Transportkosten relativ hoch und ich habe von vielen Leuten gehört, dass man sich und/oder andere mit diesem Produkt leicht verletzen kann.

Falls du es aber schaffen solltest, diese Probleme zu lösen, dann kann ich mir gut vorstellen, dass du ordentlich Sales generieren kannst, wenn du sie in hippen Farben (rosa, türkis, neongelb) und mit einem lustigen Logo versehen (z.B. ein lachender Hase mit einer Blume in der Hand) verkaufst. Es gibt dazu von meinem Kumpel Nicolas auch einen tollen Online-Kurs auf Amazon zu kaufen. (Vorsicht, Affiliate-Link!)

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Trotz hipper Farbgebung ungeeignet für Amazon FBA

OK, back to reality.


d. Erfahrung mit westlichen Kunden

Ich halte es für angemessen zu fragen, ob und in welche Länder ein potentieller Supplier verkauft. Daran siehst du auch gleich, ob Erfahrung mit westlichen Kunden (USA, Europa, Ozeanien) und ggf. hiesigen Qualitätsstandards besteht.

Je höher das Handelsvolumen mit Käufern aus dem Westen, umso höher ist tendenziell die Wahrscheinlichkeit guter Qualität und einer unproblematischen Geschäftsbeziehung. Der Supplier weiß dann auch einfach schon, worauf du als westlicher Kunde vermutlich Wert legst und welche kulturellen und kommunikativen Missverständnisse auftreten können. Das macht es für beide Seiten einfacher, miteinander harmonisch zusammenzuarbeiten.

Ihr könnt in diesem Zusammenhang auch explizit nachfragen, ob das Unternehmen eine Exportlizenz hat. Falls es regelmäßig in den Westen verkauft, wird dies der Fall sein. Dies kann später Ärger beim Transport der Waren ersparen.


e. Wie hoch ist die Mindestbestellmenge?

Die Angaben auf Alibaba sind nicht in Stein gemeißelt, sondern meistens Verhandlungssache. Deshalb solltest du explizit nach der Mindestbestellmenge (Minimum order quantity, MOQ) fragen. Frag auch danach, wie hoch die Mindestbstellmenge für ein customized product ist - überleg dir dazu im Vorhinein, ob du eine eigene Verpackung, Anleitung, dein Logo auf dem Produkt haben und ggf. weitere Änderungen vornehmen möchtest.

Falls ein Supplier dir dann eine zu hohe MOQ nennt, dann sag ihm, dass das für eine erste Bestellung zu viel ist und teil ihm mit, was du dir für nachfolgende Bestellungen mit customization für eine MOQ vorstellen kannst. Oft lassen die Supplier mit sich verhandeln, wenn du einfach ehrlich bist und sagst, dass das für die jetzige Größe deines Geschäfts einfach zu viel ist, dass du in Zukunft aber gerne mehr bestellen wirst, wenn sich das Produkt gut verkaufen sollte.


f. Zahlungsbedingungen (Payment Terms)

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Welche Zahlungsbedingungen bietet der Lieferant an? Da wir noch relativ klein sind, immer mit Alibaba Trade Assurance bestellen und unsere Qualitätskontrolle durch einen chinesischen Inspektionsservice durchführen lassen, waren unsere Zahlungsbedingungen bisher immer 50/50 oder 30/70. Das heißt, dass wir auf das über Alibaba genannte Bankkonto unseres Suppliers 50 bzw. 30% des Kaufpreises als Anzahlung (Initial payment) überwiesen haben. Nach der erfolgreichen Qualitätskontrolle haben wir dann den restlichen Betrag (Balance payment) überwiesen.

Es gibt auch Modelle, wo du die Qualitätskontrolle bei dir in Deutschland durchführst, das balance payment vorher an einen Treuhänder (z.B. Escrow) überwiesen hast und nach bestandener Kontrolle die Zahlung an deinen Supplier freigibst.

Wir haben aber bisher immer über Alibaba gearbeitet und das balance payment vor dem Produktversand nach Deutschland geleistet, weil Alibaba auch ein sehr hohes Interesse an der Zufriedenheit seiner Kunden - also an deiner Zufriedenheit - hat und mit Trade Assurance eine relativ sichere Zahlungsmöglichkeit gewährleistet. Du solltest nur darauf achten, dass das Trade Assurance Limit des Suppliers deinen Bestellwert abdeckt und dass du nach Möglichkeit die zahlungsrelevante Kommunikation mit dem Supplier über das Alibaba-interne Kommunikationssystem laufen lässt, damit im Streitfall das Supportteam von Alibaba genau nachvollziehen kann, worauf ihr euch geeinigt hattet. Achte beim Anlegen der Bestellung auch ganz genau auf die Trade Assurance-Bedingungen und darauf, dass die gesamte Höhe deiner Bestellung abgesichert ist.

Achte darauf, dass das Trade Assurance-Limit deines Suppliers ausreichend für die Höhe deiner Order ist.
Achte darauf, dass das Trade Assurance-Limit deines Suppliers ausreichend für die Höhe deiner Order ist.

Kleinere Zahlungen für Samples und Ähnliches kannst du häufig einfach über Paypal begleichen.

g. Branding

Diesen Punkt habe ich weiter oben bereits im Zusammenhang mit der Mindestbestellmenge angesprochen, aber du möchtest in der ersten Email an den Supplier noch einmal explizit nachfragen, ob du dein eigenes Logo auf der Verpackung und direkt auf dem Produkt haben kannst. Wenn du es ganz genau wissen willst, kannst du auch nachfragen, welche Methoden dem Hersteller zur Verfügung stehen, dein Logo anzubringen und wie viel es kosten wird.


h. Verpackung

Du möchtest in diesem Zusammenhang nicht nur herausfinden, ob du deine eigene, individuelle Verpackung haben kannst, sondern auch, ob und wenn ja, welche Verpackungsarten der Supplier anbietet. Das Designen der Verpackung ist noch einmal ein ganz eigener Punkt, auf den ich in einem späteren Artikel eingehen werde.

Sei dir dessen bewusst, dass eine hochwertige Verpackung, zum Beispiel eine mit einem Sichtfenster, deutlich teurer ist als ein einfacher Karton aus Wellpappe oder gar ein Polybag. Es kann sich aber sehr lohnen, diese Investition zu tätigen, um sich im Listing optisch deutlich von der Konkurrenz abzusetzen. Ein höherwertiges Äußeres kann sich in vielen Fällen bezahlt machen und nicht nur für mehr Sales sorgen, sondern es dir auch erlauben, dein Produkt zu einem höheren Preis anzubieten. Unterschätze nicht den Effekt der Produktverpackung auf die Kaufentscheidung.


i. Customization

Ein weiterer wichtiger Aspekt kann sein, ob der Supplier in der Lage ist, weitere Veränderungen am Standardprodukt nach deinen Vorgaben durchzuführen.

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Optimalerweise hast du dir zu diesem Punkt bereits im Vorhinein Gedanken gemacht und die Listings und negativen Rezensionen deiner Konkurrenz auf dem deutschen, vor allem aber auf dem amerikanischen Markt, studiert. So findest du am schnellsten die Schwachstellen von Produkten, die behoben werden können oder auch einfach Charakteristika, die deinem Produkt helfen können, anders zu erscheinen.

Wenn der Supplier schreibt, dass er über qualifizierte Ingenieure verfügt, die Änderungen umsetzen können, so ist das natürlich optimal. Das bedeutet nicht, dass du auch sofort bei der ersten Bestellung absolut hoch eskalieren und gleich das Produkt komplett umdesignen solltest. Es bietet dir aber für die Zukunft die Option, dies zu tun, um sich von der Konkurrenz abzusetzen.


j. Zertifikate, Lizenzen, Genehmigungen

Viele Produkte müssen genau geprüft sein und benötigen Zertifikate, damit du sie in Deutschland und Europa ohne Risiko in Verkehr bringen darfst. Erinnere dich IMMER daran, dass du aus rechtlicher Sicht der Hersteller bist - falls irgendwas mit deinen Produkten schief läuft, haftest DU als Geschäftsführer persönlich. Auch das operieren als Kapitalgesellschaft wird dich hier im Zweifelsfall nicht vor der Durchgriffshaftung schützen - das heißt, du kannst dein ganzes Privatvermögen los sein oder wanderst im schlimmsten Fall in den Knast. So hart ist es und das muss man auch mal sagen.

pexels-photo-132700Du solltest dich also VORHER schlau machen, welche Nachweise, Zertifikate und Kennzeichnungen deine Produkte benötigen könnten. Allein für Elektrogeräte (von denen du dich am Anfang fern halten solltest) können das die CE-Kennzeichnung, Registrierung nach dem Elektrogesetz, Elektrostoffverordnung (RoHS-Richtlinie), Prüfung der elektromagnetischen Verträglichkeit (EMV-Prüfung), Eintragung ins Elektronik-Altgeräteregister und der Nachweis bleifreien Lötens sein. Ich erhebe hier keinen Anspruch auf Vollständigkeit, denn ich habe noch nie ein Elektrogerät gesourct, aber ich hoffe, dass klar wird, dass von Produkt zu Produkt eine Menge Nachweise gefordert sein können, die du besser alle erbringen können solltest.

Keine Panik, es gibt eine Möglichkeit, wie du all diese Informationen beschaffen kannst. Jens Lindner hat mir vor kurzem den Tipp gegeben, mich an das Unternehmen ProductIP zu wenden (hier geht es zu deren Homepage). Dessen Experten können dir meines Wissens nach schon ab 30 Euro helfen, alle Anforderungen herauszufinden, die für die Verkehrsfähigkeit eines Produktes erfüllt sein müssen.

Nachdem du dich auf diese Art und Weise also informiert hast, welche Nachweise du alle benötigst, kannst du den Lieferanten genau danach fragen und dir die Zertifikate als Kopie zuschicken lassen. Achte genau darauf, dass auch der richtige Unternehmensname auf dem Zertifikat steht und prüfe den Wahrheitsgehalt der Zertifikate nach, indem du mit der ausstellenden Prüforganisation Kontakt aufnimmst. Das musst du natürlich nur für die Supplier machen, die ohnehin in die engere Auswahl kommen.

Wenn Supplier bereits Zertifikate besitzen, die du im weiteren Verlauf auf dein Unternehmen umschreiben lassen kannst, ist das ein großer Vorteil, da du sonst selbst eine Zertifizierung der Produkte in Auftrag geben lassen müsstest, was wieder Geld kostet. Große Einkäufer wälzen diese Kosten regelmäßig komplett auf die Supplier ab, bei deinen geringen Bestellmengen ist es eher unwahrscheinlich, dass sich ein Supplier darauf einlässt. Daher sind existierende echte Zertifikate und Nachweise ein riesiger Pluspunkt - sei aber vor allem bei der CE-Kennzeichnung auf der Hut, da diese oft von chinesischen Herstellern einfach gefälscht und auf den Produkten angebracht werden - am Ende haftest aber du, falls etwas passiert. Deswegen immer Nachweise verlangen und alles nachprüfen!

Wenn du ein Produkt sourcen solltest, an das eine Menge gesetzlicher Anforderungen gestellt werden, komm auch bitte nicht auf die Idee, später im Rahmen deines Listings oder an anderer Stelle mit Dingen wie der CE-Kennzeichnung zu werben. Erstens handelt es sich bei der CE-Kennzeichnung um eine reine Selbstdeklaration, zweitens um eine absolute Mindestanforderung an Standards, die du erfüllen MUSST, um das Produkt überhaupt in Deutschland in Verkehr bringen zu dürfen. Falls du damit werben solltest, würde es sich um so genannte "Werbung mit Selbstverständlichkeiten" handeln, die abgemahnt werden könnte.

Ähnlich wichtig kann es auch sein, dass dein Händler über eine Lizenz für bestimmte Produkte verfügt, falls diese eine solche erfordern. Falls ein Standard wie z.B. USB durch ein Patent oder ähnliches geschützt ist, dann darf dein Supplier nicht einfach ein diesen Standard nutzendes Produkt herstellen, ohne eine Lizenz zu haben. Wenn du das nicht im Vorhinein überprüfst und genau mit deinem Supplier abklärst, könntest du am Ende derjenige sein, der als Quasi-Hersteller Schadenersatz zahlen muss oder vor Gericht endet.


k. Labels

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Damit die Amazon-Mitarbeiter im Lager später deine Waren bearbeiten und im System verbuchen können, müssen Labels angebracht werden. Sehr wahrscheinlich wird es sich dabei um den von Amazon vergebenen FNSKU-Barcode (so machen wir es) oder den EAN-Code handeln. Diesen Code kannst du entweder von den Amazon-Mitarbeitern selbst anbringen lassen, was pro Produkt ca. 15 Eurocent kostet (hier eine Übersicht der Gebühren).

Oder du fragst gleich am Anfang die Supplier, ob diese den Service ebenfalls anbieten. Eigentlich ist es eine Selbstverständlichkeit, dass dein Supplier für dich ein Etikett auf der Verpackung anbringt, wenn du aber gleich zu Beginn fragst, ob du das kostenlos haben kannst, kannst du vermeiden, dass er dir dafür später was berechnet. Wir haben das leider nicht gemacht und unser Supplier verlangt dafür Geld, allerdings immer noch deutlich weniger als Amazon.


l. Incoterms

Natürlich liegt es bei dir, welche Incoterms du mit einem Supplier vereinbarst. In der ersten Email könntest du aber schon mal fragen, mit welchen Incoterms der Supplier normalerweise operiert. Häufig wird dies FOB sein, du kannst aber auch DDP, EXW oder eine andere Regelung vereinbaren. Ich werde an dieser Stelle nicht ins Detail gehen, was die Incoterms angeht. Vielleicht werde ich das in einem zukünftigen Artikel näher behandeln und eine Übersicht aller Incoterms erstellen.

Wenn du dich später für einen Incoterm entscheidest, solltest du auf jeden Fall darauf achten, dass du genau weißt, wer auf jedem Abschnitt der "Reise" das Risiko trägt und gegebenenfalls für Beschädigungen der Ware aufkommt. Um aber ein Angebot einzuholen, mit dem du vergleichen kannst, solltest du von allen Herstellern, die du anschreibst eine Quotation (Angebot) mit den gleichen Incoterms anfordern, z.B. FOB und als Abflugort den nächsten großen internationalen Flughafen wählen.


m. Preis bei verschiedenen Bestellmengen

Mit die wichtigste Größe ist natürlich der Preis. Nachdem du dich für bestimmte Incoterms entschieden hast, möchtest du jetzt nach Möglichkeit gleich Preisangebote für 2 bis 3 verschieden hohe Bestellmengen haben.

Natürlich solltest du beim ersten Mal keine zu große Menge bestellen, da du den Lieferanten ja noch nicht kennst und erstmal eine Probelieferung durchführen solltest, um zu sehen, wie die Qualität ist und ob sich das Produkt gut verkauft.

Wenn du planst, beim ersten Mal z.B. "nur" 500 Stück zu bestellen, kannst du trotzdem gleich in der ersten Mail bereits nach dem Preis für 1000 und 2000 Stück fragen, da es bei guten Verkäufen später ja sehr wahrscheinlich auf diese oder höhere Zahlen hinauslaufen wird.

Achte insbesondere auch darauf, dass du dir einen Preis inklusive Branding und customized packaging etc. geben lässt, wenn du planst, dein Produkt zu customizen.

Am besten fragst du nach dem durchschnittlichen Preis pro Einheit (Average price per unit/PPU) für einen bestimmten Incoterm und verschiedene Bestellmengen. Für den Flughafen Shanghai könnte sich das dann beispielsweise folgendermaßen lesen:
"What is the average PPU for 500/1000/2000 pieces (auch "pcs" abgekürzt), with custom logo and customized packaging, FOB Shanghai, without shipping cost?"

Beachte hier auch, dass ich zunächst nur nach dem reinen Preis für Herstellung ohne Transportkosten gefragt habe. Dies kann man so machen, falls man sich noch nicht sicher ist, ob man sich selbst um den Transport der Waren von China nach Deutschland kümmert oder dies den Supplier organisieren lassen möchte.


n. Shipping Costs

pexels-photo2Wir lassen unsere Shipments (Lieferungen) von China nach Deutschland durch Asia Logistics organisieren und durchführen und nutzen meistens Air Cargo oder Zugfracht. Oftmals wird angehenden Sellern empfohlen, beim ersten Mal DHL Air Express oder einen anderen Expressversand zu nutzen. Wir haben dies noch nie gemacht aber es soll wohl relativ teuer sein, auch wenn es natürlich deutlich schneller ist und sich daher anbietet, wenn man schnell Nachschub braucht.

Auf jeden Fall kannst du auch deinen Hersteller fragen, ob er den Versand zu dir organisieren kann und wie viel das kosten wird. Diese Zahl kannst du dann nehmen und mit Angeboten vergleichen, die du von anderen Unternehmen und Spediteuren einholst. Wir haben uns für Asia Logistics entschieden, weil wir keine Qualitätskontrolle in Deutschland mehr durchführen, sondern die Ware direkt aus China ans deutsche Amazon-Warenlager geht und Asia Logistics sich mit FBA auskennt. Wir wollten auf Nummer Sicher gehen, dass alles reibungslos klappt und immer mit Amazons Anlieferrichtlinien übereinstimmt und fühlen uns bei unserem Logistiker gut aufgehoben.


o. Lead Time

Bei der Lead Time handelt es sich um die Zeit, die der Supplier für die Fertigung deiner Bestellung benötigt. Hier möchtest du für verschiedene Bestellmengen erfragen, wie viele Tage es dauert. Diese Angaben benötigst du für deine Liquiditätsplanung und damit du später berechnen kannst, wann es Zeit ist, Produkte nachzubestellen.


p. Sorgfalt

Schlussendlich solltest du auch darauf achten, wie die Antwort deines Suppliers rüberkommt. Gibt er sich redlich Mühe, auf alle deine Punkte einzugehen und deine Fragen zu beantworten oder wirst du mit ungenauen Aussagen abgespeist, die dir nicht weiterhelfen?

Letzteres ist auf jeden Fall ein schlechtes Zeichen, denn es kann entweder bedeuten, dass dein Supplier die notwendige Professionalität vermissen lässt oder dass ihm das Geschäft mit dir nicht wichtig ist. In jedem Fall wäre ich nicht gerne in der Situation, mit so jemandem eine langfristige Geschäftsbeziehung aufbauen zu müssen - und du sicher auch nicht.


3. Wie du dich präsentierst und was du schreibst

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Nachdem wir betrachtet haben, welche Informationen du im Rahmen der ersten Kontakte zu potentiellen Supplier gewinnen willst, wollen wir uns in diesem Abschnitt anschauen, wie du dich präsentieren und was du schreiben solltest. In diesem Zusammenhang werde ich zunächst auf die Erwartungshaltung eingehen, die du haben solltest.


a. Erwartungshaltung

Du solltest nicht davon ausgehen, dass es mit ein oder zwei Emails getan sein wird. Es ist eher unwahrscheinlich, dass du beim ersten Produkt auf Anhieb alle Informationen haben wirst und sofort mit deiner Bestellung loslegen kannst.

Du wirst wahrscheinlich öfter hin und her schreiben, bis du alle Antworten hast, die du brauchst. Das ist vor allem am Anfang normal, später wirst du ein Gefühl dafür gewinnen, welche Fragen wichtig sind und welche nicht. Stelle alle Fragen, die dich bewegen, bevor du dich auf irgendetwas festlegst. Ein guter Supplier wird sich die Mühe geben und darauf eingehen, wenn er am Geschäft mit dir interessiert ist.

Falls ein Supplier über Alibaba mal nicht antworten sollte, dann kannst du auch versuchen, ihn über einen anderen auf Alibaba hinterlegten Kanal zu kontaktieren. Oft erhältst du dann doch noch eine Antwort.

Um den ganzen Prozess des Anschreibens der potentiellen Supplier auf deiner Liste möglichst effizient zu machen, erstellst du am besten eine Standardmail, die du an alle Supplier schickst. Tausche aber jeweils den Namen deines Ansprechpartners aus. Diesen findest du oft auf Alibaba; es kann aber gut sein, dass jemand anders auf deine Nachricht antwortet.  Sei auch nicht überrascht, wenn die Chinesen westliche Namen haben. Westliche Namen erfreuen sich zum einen wachsender Beliebtheit, zum anderen wählen Chinesen für den Kontakt mit Westlern oft westliche Namen, um es für uns einfacher zu machen.


b. Die Struktur deiner Email

Bei der Formulierung des Anschreibens folgst du am besten einer einfachen und klaren Struktur.

In der Einleitung stellst du dich kurz vor und beschreibst, was dein "Unternehmen" tut. Danach nennst du die Absicht deines Schreibens und die grundsätzlichen Bedingungen, die du an die Vergabe eines Auftrags knüpfst. Hiermit meine ich eine kurze und knappe erste Formulierung deiner Qualitätsanforderugen und z.B., dass du nach einem langfristigen Geschäftspartner suchst.

Daraufhin bittest du um Vorlage eines Angebotes und um Antwort auf kurz und knapp formulierte Fragen zu den in Abschnitt 2 genannten Punkte. Idealerweise formulierst du dabei keinen Fließtext, sondern arbeitest mit durchnummerierten Punkten, die es deinem Kontakt ermöglichen, gezielt zu antworten und falls notwendig Fragen zur Klärung von Unklarheiten zu stellen.

Am Ende der Mails dankst du dem Supplier für seine Zeit, bittest um eine schnellstmögliche Antwort, nennst falls notwendig noch einmal deine Kontaktdaten und verabschiedest dich.

Versuche kurze, knappe und einfache Sätze zu formulieren, da du noch nicht weißt, wie gut das Englisch deines Kontakts ist und um Missverständnisse zu vermeiden.


c. Wie du auftrittst

Vor allem als ich das erste Mal Nachrichten an Supplier verschickt habe, fühlte ich mich wie ein Hochstapler. Da ich vorher noch nie irgendetwas im "Unternehmerbereich" gemacht hatte, empfand ich allein schon mein Vorhaben, eine Anfrage an Fabriken in Fernost zu schicken, als Anmaßung.

Absoluter Quatsch natürlich, aber man sieht wie immer, dass man sich mit einer neuen Situation umso wohler fühlt, je häufiger man sich ihr aussetzt. Heute wäre ich eher sauer, wenn ich keine vernünftige Antwort erhalten würde, als mich durch das Schreiben einer solchen Anfrage auch nur im geringsten einschüchtern zu lassen.

Dennoch ist es am Anfang wichtig sich zu überlegen, wie man sich präsentieren und "verkaufen" möchte.

Ich bin der Ansicht, dass man bei der Wahrheit bleiben, sich aber auch nicht unter Wert verkaufen sollte. Du kannst also ruhig sagen, dass du ein kleines Unternehmen vertrittst, dass daran arbeitet, eine neue Marke für den jeweiligen Zielmarkt aufzubauen. Du kannst dir auch bereits einen Firmennamen überlegen, wobei du einfach unter dem Markennamen auftreten kannst, den du für das Produkt geplant hast. Ich denke, dass ich in einem zukünftigen Artikel auch darauf eingehen werde, was es bei der Wahl eines Markennamens zu beachten gilt.

Du kannst den potentiellen Suppliern kurz und knapp erläutern, dass du planst, mit deiner Marke in der Zukunft kontinuierlich zu expandieren und dass dann auch mit mehr Geschäft zu rechnen sein wird. Du kannst dabei die Lukrativität des Marktes herausstellen, auf dem du planst zu verkaufen.

Es kommt darauf an zu verdeutlichen, dass du nicht einfach mal so ein paar Produkte kaufen willst, sondern dass du einen langfristig angelegten, stabilen Aufbau einer profitablen Marke auf einem großen Markt anstrebt, damit dem Supplier klar wird, dass auch er davon in der Zukunft profitieren kann.

Was wir auch gerne machen ist, in dem Anschreiben höflich aber eindeutig klar zu stellen, dass wir uns in Verhandlungen mit mehreren Suppliern befinden und dass am Ende das beste Angebot den Auftrag erhält. Auf diese Art und Weise machst du klar, dass du Alternativen hast und setzt gleichzeitig die Supplier ein wenig unter Druck, ein möglichst gutes Angebot abzugeben.

Wenn dir ein Supplier ein besseres Angebot macht, kannst du dieses nutzen, um einen anderen Supplier damit zu einem noch besseren Angebot zu bewegen. Idealerweise erklärst du ihm dann, dass du sehr gerne mit ihm zusammenarbeiten würdest, dass aber leider im Moment ein Konkurrent vorne liegt und fragst dann, ob er dir nicht preislich oder auf andere Art und Weise entgegenkommen kann. Im selben Atemzug kannst du dann noch einmal die Langfristigkeit und Gegenseitigkeit der angestrebten Geschäftsbeziehung betonen.

Schlussendlich solltest du darauf achten, stets höflich und freundlich zu bleiben. Stell dir auch bei Unklarheiten und Missverständnissen immer vor, dass keine Böswilligkeit dahinter steckt und dass dein Geschäftspartner sich redlich bemüht, konstruktiv mit dir zusammenzuarbeiten. Sehr wahrscheinlich ist das nämlich der Fall.

Ich weiß, dass das eine Menge Informationen waren und dass es eine echte Herausforderung sein kann, auf dieser Grundlage ein erstes Anschreiben zu verfassen. Um es dir etwas einfacher zu machen, habe ich eine Vorlage zum Downloaden erstellt, auf deren Grundlage du arbeiten kannst und die die wichtigsten, oben genannten Punkte bereits vorformuliert beinhaltet.

4. Wie du den Überblick behältst

Jetzt ist das alles schon relativ umfangreich, wenn du es mit nur einem Supplier zu tun hast. Richtig unübersichtlich wird es aber, wenn du gleich 5 bis 10 mögliche Supplier kontaktierst, die alle infrage kommen könnten. Um nicht den Überblick zu verlieren, solltest du dir ein System überlegen, wie du die gewonnenen Informationen übersichtlich sammeln und miteinander vergleichen kannst.

Sinnvoll ist es, die erhaltenen Antworten und deine eigenen Nachrichten für jeden Supplier in einem eigenen Ordner abzuspeichern, um auf einen Blick den jeweiligen Nachrichtenverlauf nachvollziehen zu können.

checklist-1622517_640Die relevanten Informationen jedes Suppliers filterst du wiederum heraus und sammelst sie in einer Excel-Tabelle. Dabei kannst du auch mit Farben arbeiten und z.B. Ausschlusskriterien rot markieren, damit du auf einen Blick siehst, wenn ein Supplier nicht mehr infrage kommen sollte. Vergleiche Preise und andere Kriterien und denke dabei langfristig, das heißt, behalte auch im Hinterkopf, welcher Supplier dir in Zukunft helfen kann, deine Brand um weitere Produkte zu erweitern und wer auf deine Produktart spezialisiert ist.

Diesen Vergleich führst du so lange durch, bis du das Feld auf bis zu 3 Kandidaten eingrenzen kannst. Du kannst dann entweder von einem oder von allen ein Sample bestellen.

Auch zu diesem Zweck habe ich eine Tabelle zum Download erstellt, die du als Ausgangsbasis für den Vergleich mehrerer Supplier verwenden kannst.

5. Abschluss - das erste Sample

Du hast dich in die "Höhle des Löwen" begeben (ich weiß, der Vergleich hinkt) begeben und zum ersten Mal den Kontakt mit Suppliern aufgenommen. Du hast deine Erwartungen kommuniziert, mehrere Male hin und her geschrieben, alle Informationen gesammelt, verglichen, und deine Favoriten ausgesucht.

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Jetzt gibt es eigentlich nur noch eines zu tun: Du musst das erste Sample bestellen.

Dabei kann es sich ruhig noch um ein Sample handeln, das nicht customized ist, da du dich erst einmal von der generellen Produktqualität überzeugen und das bestelle Sample ausgiebig testen möchtest.

An dieser Stelle musst du die verbliebenen Supplier fragen, ob du das Sample kostenlos haben kannst oder wie viel sie für das Shipping an deine Adresse verlangen. Falls sie nicht bereit sein sollten, das Sample umsonst herauszugeben, solltest du wenigstens versuchen auszuhandeln, dass du die Kosten im Falle einer folgenden Bestellung als Discount anrechnen lassen kannst. Selbst wenn es sich nur um einen verhältnismäßig kleinen Betrag im Vergleich zu deinen späteren Bestellung handeln sollte, bin ich der Ansicht, dass man kein Geld verschwenden sollte und dass dies auch gleich das entsprechende Signal setzt, dass man auch auf kleine Summen achtet und nichts zu verschenken hat.

Und jetzt überweist du das Geld und hast es erst einmal hinter dir - bis das Sample da ist. Herzlichen Glückwunsch, du hast den ersten echten Schritt zur Realisierung deines FBA-Business getan! Unternehmer zu sein bedeutet zu einem Großteil Kommunikation mit und Koordination von Menschen. Je besser du darin bist, umso erfolgreicher wirst du sein.

Das Ziel ist es nicht, von Anfang an die perfekte Email zu schreiben und dass alles reibungslos und ohne Rückfragen abläuft. Das Ziel ist es, dass du anfängst, den Kontakt zu den Suppliern herstellst und so lange hin und her schreibst, telefonierst oder skypest, bis alles geklärt ist und du zum nächsten Schritt übergehen kannst.

Du hast jetzt auch zum ersten Mal Geld in dein Produkt investiert und wirst bald das erste Sample in Händen halten. Dein Business beginnt sich zu materialisieren und ist nicht mehr nur eine "fixe Idee". Es ist noch ein weiter Weg und es gibt noch viel zu beachten, aber du kennst jetzt die Leute, die dein Produkt herstellen können und weißt für die Zukunft, wie du mit ihnen in Kontakt treten kannst.

Zeit, sich darum zu kümmern, deinen "Laden" vorzubereiten und vernünftig aufzusetzen. Im nächsten Artikel wollen wir uns daher der "Infrastruktur" und den Grundlagen widmen, um die du dich kümmern musst, um später mit deiner gewerblichen Tätigkeit voll loslegen zu können.

Ich danke dir fürs Lesen und hoffe, dass du auch beim nächsten Mal wieder dabei bist. Falls du eine Frage oder eine Anmerkung hast, kannst du mir gerne einen Kommentar da lassen.

Und komm auch in unsere Facebookgruppe. Wir haben Kekse!
(In Wahrheit haben wir keine Kekse, dafür aber ne Menge erfahrener Seller, die dir bei Problemen und Fragen gerne weiterhelfen.)

Beste Grüße,
Gleb

2 Gedanken zu „FBA-Baustein Nr. 8: Hersteller anschreiben – So machst du den ersten Schritt richtig!“

  1. Hi Gleb,

    Sehr schöner Artikel.

    Eine Frage zu den Incoterms.

    Ich werde demnächst meine erste Bestellung aufgeben. Es handelt sich um leichte Produkte, insgesamt 150 KG.

    Ich möchte es gerne per Luftfracht verschicken. Express oder Economy wäre mir egal, da Ich 3-4 Tage länger warten kann. Ist es sinnvoll FedEX o.ä zu beauftragen und bei dem Supplier EXW zu vereinbaren?

    Was würdest du für die erste Bestellung empfehlen?

    Danke dir

    1. Hi Julian,

      ich habe mit FedEx oder einem der „Großen“ keine Erfahrung. Ich habe bisher nur mit einem Spediteur zusammengearbeitet, nämlich Asia Logistics. Warum? Weil es oft günstiger ist und du immer den gleichen Ansprechpartner hast und auch mal schnell anrufen und was fragen kannst, ohne mit irgendeinem unbekannten Mitarbeiter verbunden zu werden, der dich und deine Situation nicht kennt.

      Ich würde dir empfehlen, bei FedEx und bei Thomas Kura von Asia Logistics anzurufen und Preise zu erfragen. Die werden das Volumen und das Gewicht der Sendung brauchen. Express würde ich nicht machen, weil das zu teuer ist. Was der Spediteur macht (Asia Logistics) nennt sich Air Cargo. EXW wird teurer sein als FOB, weil auch am Abflughafen Kosten anfallen, die du selbst tragen müsstest. Außerdem müsste dann dein Logistiker das Paket auch noch in der Fabrik abholen und zum Flughafen bringen – zusätzliche Transportkosten. Auf der anderen Seite hast du mit EXW aber die Ruhe, dass deine Ware auch ganz sicher auf dem gesamten Transportweg versichert ist – eine Transportversicherung würde ich an deiner Stelle unbedingt mit dem Logistiker vereinbaren und diesbezüglich nachfragen. Worst Case-Szenario bei FOB wäre halt, dass deine Ware auf dem Weg von der Fabrik zum Flughafen beschädigt wird und dein Supplier sich weigert, für den in seiner Verantwortung entstandenen Schaden aufzukommen – fatal, wenn er zu diesem Zeitpunkt bereits sein Balance Payment erhalten haben sollte (aber auch eher unwahrscheinlich).

      Langer Rede kurzer Sinn: Auch für eine Bestellung von „nur“ 195 kg – nur 45 kg mehr als bei dir – habe ich früher von Asia Logistics einen guten Preis berechnet bekommen. Die kennen außerdem FBA und du könntest dein Produkt direkt ins Warenlager in Deutschland liefern lassen. Ich würde dir aufgrund des persönlicheren Service daher raten, dich an Asia Logistics oder eine andere „kleine“ Spedition zu wenden und dort zumindest ein Angebot für Air Cargo einzuholen. Bzgl. EXW oder FOB würde ich dann dort explizit nachfragen, was du mit deinem Supplier vereinbaren sollst. Beide Sachen haben Vor- und Nachteile. Und frag auf jeden Fall nach einer Transportversicherung, die über die gewöhnliche Deckung hinausgeht. Asia Logistics hat da einige PDFs als Infomaterial, aus denen hervorgeht, warum die extra Transportversicherung Sinn machen könnte.

      Im Endeffekt bin ich kein Logistiker, das heißt, ich würde dir dringend raten, mit einem solchen zu sprechen und diesen die ganze Geschichte regeln zu lassen. So habe ich das auch gemacht und es hat mein Leben nicht nur bedeutend vereinfacht, es ist bisher auch noch nie was schief gegangen.

      Viel Erfolg und beste Grüße
      Gleb

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